Een efficiënte organisatie begint bij goed office management en een prima secretariaat

  • Image
  • Image
  • Image
  • Image
  • Image
  • Image
  • Image
  • Image
  • Image
  • Image
  • Image

Hurts Support

Ondersteuning met daadkracht

About Image

Aan de slag! Dat is het devies. De dienstverlening van Hurts Support laat zich het beste karakteriseren door daadkracht en een no-nonsense mentaliteit. Niet achterover leunen, maar actief aan de slag gaan. Meteen de handen uit de mouwen steken om uw bedrijf, organisatie, vereniging of stichting te helpen op het brede terrein van office management. Wellicht ook om uw congres of evenement te organiseren. Of om uw secretariaat perfect te managen.


Welke opdracht ik ook realiseer, ik doe dat altijd met een hoge mate van passie, accuratesse en integriteit. Daarbij schroom ik niet om een belangrijke bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het werk van anderen. Soms betekent dat proactief adviezen geven om knelpunten te kunnen oplossen. Een andere keer vergt het bruggen slaan tussen inhoudelijke professionals, het management en de front- en backoffice. Maar altijd met het einddoel voor ogen: een effectief en vooral duurzaam resultaat. En dat dankzij professionele ondersteuning. Support met daadkracht."

Leonieke Hurts

Professional met organisatorisch talent

About Image

Leonieke Hurts werkt meer dan 35 jaar als (interim) office manager, coördinator, secretaris en ondersteuner van projecten. Op 1 oktober 1998 startte zij Hurts Support. Voor die tijd deed zij ruime kennis en ervaring op in het bedrijfsleven en de non-profit sector. Ze werkte onder meer bij Uitgeverij Hofstad Vakpers, de Nederlandse Hartstichting, Van Rossum & Partners public relations|public affairs en Dyna Vision Management Consltancy.


Groot organisatorisch talent

Haar specialisatie is office management en secretariaatsvoering, alsmede de organisatie van congressen en evenementen. Daarvoor beschikt Leonieke over een groot organisatorisch talent en een handen-uit-de-mouwen-mentaliteit. Ze werkt als spin in het web voor diverse opdrachtgevers. Dankzij haar ruime ervaring, expertise en flexibiliteit kan zij zich snel en feilloos aanpassen aan elke organisatiecultuur.

Proactief, loyaal, discreet…

Trefwoorden die bij Leonieke passen, zijn onder meer professioneel, proactief, flexibel, energiek, betrokken, sociaal vaardig en teamspeler. Maar ook discreet, integer, loyaal, gedreven, no-nonsense en bovenal servicegericht. Opdrachtgevers schakelen haar in als zij (tijdelijk) extra menskracht of expertise nodig hebben.

Office Management

Goed office management vergt professionele aanpak

Effectief office management vereist een vakprofessional met veel ervaring en flexibiliteit. Een door de wol geverfd ‘organisatietalent’ die als spil van de onderneming of het bedrijfsonderdeel, de organisatorische, administratieve en/of secretariële werkzaamheden inzet om diverse processen efficiënter te laten verlopen. Hurts Support biedt u ondersteuning op maat. Leonieke Hurts kan het totale pakket van office management aanbieden, maar ook onderdelen daarvan. Aan u de keuze.


Dit is office management:

Voeren (directie)secretariaat

Een goed opererend secretariaat is essentieel voor de organisatie. Of het nu om agendabeheer gaat, de correcte afhandeling van telefoontjes en e-mails, en het voeren van correspondentie of archivering en het actueel houden van adressenbestanden. Ook de ontvangst van bezoekers, het maken van verbindingen tussen diverse medewerkers en afdelingen, het boeken van reizen en verzorgen van de benodigde documenten valt onder deze service.

Organisatie van onder meer bijeenkomsten en congressen

De organisatie, coördinatie en logistiek van diverse meetings en evenementen. Denk aan netwerkbijeenkomsten, vergaderingen, symposia en workshops. Maar ook grote nationale en complex te organiseren congressen (met meer dan duizend deelnemers).

Opzetten, adviseren en reorganiseren van secretariaat en/of office management

Het inrichten van een secretariaat en/of office management bij de start van een organisatie of afdeling. Bij reorganisaties betekent dat met kritische blik kijken hoe u de invulling praktischer en efficiënter kunt inrichten.

Doorlichten administratieve processen, begeleiding interne processen

Met een kritische blik kijken naar de manier waarop uw administratieve processen zijn ingericht en beschreven. Onder deze processen vallen onder meer relatiebeheer, (digitale) archivering en (digitale) postregistratie. Uiteraard volgen daarna suggesties ter verbetering. En natuurlijk begeleiding bij het doorvoeren van die suggesties.

Agendasetting en verslaglegging

Plannen van vergaderingen, agenda’s opstellen, verslaglegging verzorgen en het bewaking van actiepunten.

Financiële administratie, budgetten

Het maken van afspraken met diverse leveranciers. Die vervolgens (laten) vastleggen en daarna begrotingen opstellen. Op basis van de afgesproken budgetten/begroting ervoor zorgen dat de gemaakte afspraken worden nagekomen, dat uitputting wordt bewaakt en dat er tijdig een signaal komt als budgetten dreigen te worden overschreden.

Voortgangscontrole

Het bewaken van acties en het erop toezien dat die werkelijk worden uitgevoerd. Vervolgens rapporteren over de stand van zaken. Zonodig ook adviseren en signaleren.

(Interne) communicatie

Het opstellen van (interne) digitale nieuwsbrieven, het informeren van het netwerk, het onderhouden van websites en het bewaken van alle huisstijltoepassingen.

Facilitaire zaken

Alles wat te maken heeft met een goede werkplek en kantoorautomatisering. Maar ook het beheer van kantoorartikelen, afspraken maken met schoonmaakbedrijven en kopieerbedrijven, en de verzorging van vergaderzalen en catering.

Verhuizingen ondersteunen

Ondersteuning bieden bij (interne) verhuizingen. Maar ook een andere (interne) locatie zoeken, draaiboeken en verhuisinstructies opstellen, drukwerk begeleiden, verhuisberichten verzenden, offertes van derden (verhuisbedrijven, drukkerijen, schoonmaakbedrijven) aanvragen, en afspraken maken met monteurs en telecommunicatiebedrijven.

Zakenreizen boeken

Zakenreizen boeken van deur tot deur, uiteraard rekening houdend met persoonlijke en zakelijke wensen, alsmede het beschikbare budget.

Bijdragen aan personeelszaken

Het voeren van voorbereidende gesprekken met kandidaten voor office management of het secretariaat. Begeleiden en inwerken van nieuwe medewerkers. Het registreren van verlofdagen en ziektedagen, en het bewaken van gemaakte afspraken. Verbindingen maken tussen medewerkers.

Databases opzetten en beheren

Een database is van onschatbare waarde voor een organisatie. Data kunnen immers voor veel doeleinden worden gebruikt. Hurts Support kan voor u een gegevensbestand (adressen, producten, magazijnbeheer) opzetten, controleren en actualiseren.

Event- en projectmanagement

Event- en projectmanagement:
check, aan alles gedacht!

About Image

U wilt een evenement organiseren. Maar waar te beginnen? En wat komt daar zoal bij kijken? In elk geval de juiste datum en locatie. Maar ook vergunningen als die locatie openbaar is. En wat dacht u van de juiste toeleveranciers en het juiste promotiemateriaal. Vergeet bovendien niet aan de titel van het event te denken. Hurts Support biedt projectmanagement, coördinatie en logistiek voor het organiseren van kleinere en grote, complexe evenementen en congressen. En dat op lokaal of landelijk niveau, met kennis en ervaring op terreinen die variëren van bedrijfsleven tot politiek.

Checklist

Klein of groot; er komt altijd meer bij de organisatie van een evenement kijken dan u vooraf bedenkt. Een kleine checklist.

• Locatie selecteren. Check!
• Draaiboek opstellen. Gedaan!
• Planning maken. Afgevinkt!
• Offertes opvragen en beoordelen. Geregeld!
• Met leveranciers contractafspraken maken. Done!

Nog te doen:
• Begroting opstellen en bewaken.
• Fotograferen regelen.
• Standbouwers regelen.
• Cateraars inschakelen.
• Audiovisuele bedrijven benaderen.
• Registratiebureaus niet vergeten.
• Uitnodigingen maken en verzenden.
• Sprekers regelen.
• Placering verzorgen.
• Drukwerk regelen.
• De zalen naar wens laten inrichten.
• En meer…

Kortom, kies voor een zorgeloze organisatie.
Laat Leonieke Hurts u het werk uit handen nemen.

Art Support

Art Support: van expositie tot wenskaart

About Image

Art Support richt zich onder meer op het organiseren van exposities die kunstenaars met uiteenlopende disciplines samenbrengen. De dienstverlening betreft ook het begeleiden en uitgeven van lifestyle boeken met bijvoorbeeld fotografie, reisverslagen en recepten, en het laten maken van foto’s en wenskaarten. Daarvoor werkt Hurts Support nauw samen met Gijs van Weijen.


Vormen en details

Al vanaf jonge leeftijd heeft Gijs een fascinatie voor de uiteenlopende culturen in onze wereld. Zijn jeugd in Indonesië en de Caribbean, maar ook z’n vele reizen naar de meest exotische bestemmingen dragen hieraan bij. Vooral de Afrikaanse, Zuid-Amerikaanse, Indiase en Japanse culturen zijn van invloed op zijn werk. Waar hij ook is, Gijs gaat altijd op zoek naar vormen, lijnen en details. In zijn fotografie zoekt hij voortdurend naar het kleine in het grote geheel.

Autodidact

Gijs is autodidact. Hij volgde geen specifieke kunstopleiding, maar begon al op jonge leeftijd met tekenen, fotograferen en het veranderen van interieur en kleur. Daarbij schuwt hij contrast niet.

Enkele voorbeelden:

Werkwijze

Werkwijze: zoveel mensen, zoveel wensen

About Image

Geen onderneming of overheidsinstelling is gelijk. Elke organisatie stelt immers haar eigen eisen. Om die reden komt Leonieke Hurts persoonlijk kennismaken, waarbij zij meteen uw specifieke wensen rond de werkzaamheden inventariseert.




Plan van aanpak

Op basis van die ontmoeting levert Leonieke u een passend advies: een plan van aanpak met de mogelijkheden voor samenwerking. Tijdens het gesprek bekijkt u samen (vanaf) wanneer de activiteiten zullen plaatsvinden en ook waar dit gaat gebeuren. Afhankelijk van de activiteiten kan dit op afstand zijn of op locatie. Bij de uitvoering van de werkzaamheden kunt u ervan verzekerd zijn dat Leonieke discreet is en alle informatie vertrouwelijk behandelt.

Winst in efficiency behalen

Maandelijks stelt zij een gespecificeerde verantwoording van de werkzaamheden op. Het is de basis voor de facturering van Hurts Support, maar het geeft u ook de mogelijkheid om na te gaan waar u (verdere) efficiencywinst in uw organisatie kunt behalen.

Opdrachtgevers

BEREIK!
Berenschot Interim Management B.V.
Brainbox Media Training en Kenniscentrum
Bronk en Bruininga Beheer BV
Commissie Regionaal Overleg luchthaven Schiphol (CROS)
Deltacommissie (Staatscommissie duurzame kustbescherming)
Havenbedrijf Rotterdam NV: Project Maasvlakte II
Informatiseringsgroep van de Universiteit Leiden
Infram BV
It’s Amazing Business Communications
Kluwer Academic Publishers
Lindblom public relations public affairs
Ministerie van Infrastructuur en Milieu:

  • Project Zuiderzeelijn
  • Kwartiermakersfase Deltaprogramma
  • Staf Deltacommissaris
  • Directie Openbaar Vervoer en Spoor

Multimodis
Netherlands Institute for Innovative Ocular Surgery (NIIOS)
Orde Nederlandse Raadgevende Ingenieurs (ONRI)
OV-bureau Randstad
Rijkswaterstaat Zuid-Nederland: MIRT Verkenning N65 Vught - Haaren
SoliLife B.V.
Stichting Het Indisch Huis
SWINGH, SamenWerken In Groot Haaglanden
TAK architecten
Winkelman & Van Hessen

Contact

Interesse in de diensten van Hurts Support?
Neem dan contact op met:

Leonieke Hurts

Hurts Support
Koningin Julianalaan 21
2273 JA Voorburg

06 - 209 77 078
E-mail: lhurts@hurtssupport.nl www.hurtssupport.nl